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inoxisionMAILCONNECT / E-Mail- und Telefaxarchivierung
für Tobit David, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook ...
Die allgemeine Zunahme des E-Mail Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der eMail-Nachrichten mit sich.
Mit dem inoxison ARCHIVE Modul Mailconnect wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei wird sowohl das E-Mail, als auch Mailanhänge mit indiziert (sofern diese in einem offiziellen/öffentlichem Format sind). Beim Recherchieren nach einer E-Mail, kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen E-Mail sowie nach einem Textfragment aus einem Mailanhang (Word, PDF, usw.), gesucht werden.
Angebunden können alle POP3 oder IMAP fähigen Mailsysteme, wie Microsoft Exchange, Tobit David, Outlock, oder Lotus Notes werden.
inoxision ARCHIVE ermöglicht es in diesem Zusammenhang auch eingehende Telefaxe aus Tobit David oder Microsoft Exchange zu archivieren. Beim Archivieren eines Telefax wird wahlweise auch eine automatische OCR Volltexterkennung durchgeführt, hierzu ist das Advanced OCR Modul nötig.
Gesetzliche Emailarchivierung im Rahmen der GdPdU
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Im Rahmen der GdPdU sind Unternehmen in Deutschland zum revisionssicheren Ablegen von steuerrechtlich relevanten Daten verpflichtet. In der Praxis herrscht Unsicherheit, welche E-Mails als steuerrelevant gelten.
Eindeutig ist jedenfalls, das per eMail eingehende Eingangsrechnungen mit der jeweiligen Mailsignatur revisionssicher abgelegt werden müssen, damit sie Vorsteuerabzugsfähig sind.
Es wird spekuliert, dass noch etliche weitere Mailnachrichten, wie bspw. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen eine steuerliche Relevanz haben. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen dazu über, einfach den gesamten Mailverkehr zu archivieren. Bei einer späteren Prüfung kann nichts fehlen.
Mit inoxision ARCHIVE Mailconnect kann sowohl eine vollautomatische Ablage, jedes Mail wird automatisch archiviert, oder eine halbautomatische Ablage, wo Sie entscheiden ob eine eMail archiviert wird oder nicht.
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